Manuel Utilisateur : Système de Gestion des Absences et du Comportement

Le lien de la Plateforme

1. Introduction à la Plateforme

Bienvenue sur le Système de Gestion des Absences et du Comportement Scolaire. Cette plateforme a été conçue comme une solution moderne, légère et efficace pour simplifier la gestion quotidienne de votre établissement. En agissant comme un « guichet unique » numérique, elle centralise l’ensemble des tâches administratives et pédagogiques. Ce manuel est destiné aux administrateurs (directeurs) et aux enseignants afin de les guider dans l’utilisation optimale des fonctionnalités du système et d’assurer une prise en main rapide et efficiente.

1.1 Objectifs et Avantages Clés

La plateforme offre plusieurs avantages significatifs pour améliorer l’efficacité opérationnelle de l’établissement :

• Centralisation de la gestion : Toutes les tâches essentielles, de la gestion des classes et des utilisateurs à l’enregistrement des présences et au suivi du comportement, sont accessibles depuis un point d’entrée unique et simple.
• Efficacité et rapidité : Grâce à des fonctionnalités innovantes comme le pointage par QR code et les mises à jour en temps réel, le système permet une gestion rapide, fiable et synchronisée des informations à travers l’établissement.
• Accessibilité et simplicité : La solution est entièrement basée sur le web et ne requiert aucune installation de logiciel sur les postes des utilisateurs. Un simple navigateur suffit pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone.
• Flexibilité linguistique : L’interface est disponible en français, arabe, tamazight et anglais, offrant une flexibilité totale à chaque utilisateur qui peut choisir la langue de son choix à tout moment.

Pour exploiter pleinement ces avantages, il est essentiel de comprendre les principes de base qui régissent l’architecture et les accès de la plateforme.

2. Principes Fondamentaux et Accès

Comprendre l’architecture du système et la répartition des rôles est une étape fondamentale pour garantir une utilisation correcte, sécurisée et efficace de la plateforme. Chaque type d’utilisateur dispose d’un espace dédié avec des permissions spécifiques, assurant ainsi que chacun n’accède qu’aux outils nécessaires à ses fonctions.

2.1 Architecture et Accès à la Plateforme

La plateforme est conçue comme une solution entièrement basée sur le web, dont l’architecture vise une accessibilité maximale. Elle ne requiert qu’une installation unique et légère sur un serveur web local de l’établissement. Par conséquent, aucune installation n’est nécessaire sur les appareils des autres utilisateurs, qu’il s’agisse d’ordinateurs ou de smartphones. Un simple navigateur web suffit pour que chaque utilisateur accède à l’ensemble des fonctionnalités qui lui sont dédiées.

2.2 Les Trois Espaces Utilisateurs

La plateforme est organisée autour de trois rôles principaux, chacun disposant d’un espace et de permissions adaptés à ses responsabilités.

Rôle	Description et Permissions Clés
Directeur	Le directeur est l’autorité supérieure de gestion. Il accède à un tableau de bord complet qui lui offre une vue d’ensemble des activités de l’établissement. Il gère l’ensemble des utilisateurs (enseignants, élèves), organise la structure pédagogique (matières, séances) et supervise les procédures disciplinaires. Il dispose également d’outils puissants comme l’import et l’export de fichiers CSV pour la création et la mise à jour des utilisateurs en masse.
Enseignant	L’enseignant dispose d’un accès avec des permissions plus limitées, centrées sur ses tâches pédagogiques quotidiennes. Ses fonctions principales incluent l’enregistrement des présences pour ses classes et la création des rapports d’inconduite concernant les élèves lors de ses séances.
Élève	L’élève se connecte à son espace personnel à l’aide de son email et de son mot de passe. Depuis son compte, il peut consulter l’historique de ses absences et leur statut, et afficher sa carte personnelle qui contient son QR code unique pour le pointage automatisé.

Maintenant que les rôles sont définis, ce manuel va détailler le premier processus clé de la plateforme : la gestion des présences.

3. Guide Opérationnel : Gestion des Présences et des Absences

La gestion des présences est une fonction centrale pour le suivi pédagogique et administratif des élèves. La plateforme propose des outils flexibles pour simplifier cette tâche, en combinant des méthodes manuelles traditionnelles avec des solutions automatisées modernes. Cette section détaille les procédures d’enregistrement et de suivi des absences pour les enseignants et l’administration.

3.1 Processus pour l’Enseignant

Pour enregistrer manuellement les absences, l’enseignant suit un processus simple et rapide :

1. Sélection de la séance : Depuis son tableau de bord, l’enseignant accède à la liste de ses séances et choisit celle qui est en cours.
2. Enregistrement des Absents : Il effectue l’appel traditionnel en marquant simplement les élèves absents dans la liste de la classe. Pour plus d’efficacité, une fonctionnalité permet de marquer toute la classe comme absente en un seul clic.
3. Finalisation : Avant la fin de la séance, l’enseignant doit confirmer la liste finale des absents. Cette action enregistre automatiquement la durée de l’absence pour chaque élève concerné.

3.2 Le Pointage Automatisé par QR Code

Pour une gestion encore plus efficace, la plateforme intègre un système de pointage par QR code, une méthode « rapide, moderne et totalement fiable ».

3.2.1 Génération des Cartes Élèves

La plateforme permet de générer des fiches élèves au format PDF, prêtes à être imprimées. Chaque fiche contient les informations de l’élève ainsi qu’un QR code unique. Cette fonctionnalité intégrée simplifie considérablement le processus de création et de distribution des cartes d’étudiant.

3.2.2 Méthodes de Pointage pour l’Élève

Pour enregistrer sa présence, l’élève dispose de deux options simples :

• Présentation de la carte physique : L’élève présente sa carte d’étudiant contenant le QR code devant la caméra connectée au système.
• Utilisation d’un smartphone : L’élève se connecte à son espace personnel, affiche sa carte virtuelle et présente le QR code affiché sur l’écran de son téléphone.

Le système, qui considère initialement tous les élèves comme non-pointés, met alors instantanément à jour le statut de l’élève en le marquant comme présent, le retirant ainsi de la liste des absents à finaliser par l’enseignant.

3.3 Suivi des Absences par l’Administration et les Utilisateurs

Le système garantit que toutes les parties prenantes ont une visibilité claire et à jour sur les absences.

• Pour le Directeur : Depuis son tableau de bord, il dispose d’une vue d’ensemble de toutes les absences au sein de l’établissement. Les données sont mises à jour de manière instantanée. Il peut appliquer des filtres pour analyser les absences (justifiées, non justifiées) et identifier les absences récurrentes.
• Pour l’Enseignant : L’enseignant peut consulter l’historique des absences pour ses propres classes. Il est informé en temps réel des pointages et des absences enregistrées.
• Pour l’Élève : Depuis son espace personnel, l’élève peut consulter l’historique de toutes ses absences et leur statut, ainsi que ses statistiques personnelles de présence.

Au-delà du suivi des présences, la plateforme offre un module structuré pour la gestion du comportement.

4. Guide Opérationnel : Gestion du Comportement Scolaire

La plateforme structure et formalise le suivi du comportement des élèves en fournissant un outil de reporting clair et transparent. Ce système assure une communication efficace entre les enseignants et l’administration grâce à un cycle de vie bien défini pour chaque rapport d’inconduite, garantissant ainsi que chaque incident est traité de manière appropriée.

4.1 Création d’un Rapport par l’Enseignant

Lorsqu’un incident survient durant une séance, l’enseignant peut créer un rapport d’inconduite en suivant ces étapes :

1. Enregistrement du rapport : L’enseignant sélectionne l’élève et la séance concernée par l’incident.
2. Description des faits : Il rédige une description claire et précise des faits reprochés à l’élève.
3. Proposition de mesures : Il a la possibilité d’inclure des mesures pédagogiques ou disciplinaires proposées pour guider la décision de l’administration.
4. Suivi : L’enseignant peut suivre l’évolution de l’état de tous les rapports qu’il a créés à tout moment depuis son tableau de bord.

4.2 Le Cycle de Vie d’un Rapport d’Inconduite

Chaque rapport d’inconduite passe par quatre états successifs qui permettent de suivre son traitement de manière transparente :

1. Brouillon : Il s’agit de l’état initial du rapport lors de sa création par l’enseignant. Il peut être modifié avant d’être soumis.
2. Délivré : Cet état est atteint une fois que l’enseignant a imprimé et soumis officiellement le rapport. Il est fondamental de comprendre que l’intervention de l’administration ne peut commencer qu’à partir de cet état.
3. Examiné : Le rapport est en cours de traitement par l’administration.
4. Archivé : Le rapport a été entièrement traité et est classé dans les archives de l’élève.

4.3 Traitement du Rapport par l’Administration

Une fois qu’un rapport est marqué comme « Délivré », la responsabilité de son traitement incombe au directeur. La gestion des faits reprochés et la décision des mesures disciplinaires à appliquer sont sécurisées et effectuées par le directeur depuis son tableau de bord, garantissant une centralisation et une cohérence dans le traitement des incidents.

Ce processus structuré nous amène aux fonctions qui sont exclusivement réservées au rôle de directeur.

5. Fonctions d’Administration (Rôle Directeur)

Cette section s’adresse exclusivement aux utilisateurs ayant le rôle de Directeur. Ces fonctions sont cruciales pour la configuration initiale, la maintenance des données de base de la plateforme et la gestion globale de l’établissement, garantissant ainsi le bon fonctionnement de l’ensemble du système.

5.1 Gestion des Utilisateurs en Masse

Le directeur est responsable de la gestion centralisée de tous les comptes utilisateurs (enseignants, élèves, etc.). Pour faciliter cette tâche, la plateforme met à sa disposition un outil puissant : la fonctionnalité d’import et d’export de fichiers CSV. Cet outil permet de créer ou de mettre à jour des utilisateurs en masse en une seule opération, ce qui représente un gain de temps considérable lors de la rentrée scolaire ou pour des mises à jour régulières.

5.2 Organisation de la Structure Pédagogique

Le directeur utilise la plateforme pour organiser et maintenir la structure pédagogique de l’établissement de manière centralisée. Cela inclut la gestion des matières enseignées et la création et l’attribution des séances aux différentes classes et enseignants, assurant ainsi une organisation claire et cohérente de l’emploi du temps.

En maîtrisant ces fonctions de configuration et de gestion, le directeur assure la fiabilité et la cohérence des données sur lesquelles les enseignants et les élèves s’appuient au quotidien. Cette base solide est essentielle pour garantir l’efficacité globale du système.

6. Conclusion

Le Système de Gestion des Absences et du Comportement se positionne comme un véritable « guichet unique » numérique, conçu pour alléger la charge de travail administrative et pédagogique. En centralisant les tâches, en automatisant les processus et en garantissant une communication fluide entre tous les acteurs de l’établissement, la plateforme assure une efficacité opérationnelle maximale. Nous encourageons tous les utilisateurs à se familiariser avec les processus décrits dans ce manuel pour tirer le meilleur parti de cet outil et contribuer à une gestion scolaire plus simple et plus performante.