دليل المستخدم لنظام إدارة الغياب والسلوك المدرسي

1. مقدمة: تعزيز الكفاءة المدرسية من خلال الإدارة الرقمية

تم تصميم هذه المنصة لتكون حلاً عصريًا وخفيفًا وفعالًا، يهدف إلى تبسيط الإدارة اليومية للمؤسسة التعليمية. يمثل هذا الدليل مرجعًا شاملاً للمديرين والأساتذة، حيث يوفر إرشادات واضحة ومفصلة للاستفادة من الإمكانات الكاملة للنظام في إدارة حضور الطلاب وسلوكهم، مما يعزز الدقة والكفاءة التشغيلية.

تستند المنصة إلى بنية تقنية متطورة وواجهة استخدام مدروسة بعناية لضمان تجربة سلسة وفعالة. وتشمل أبرز مزاياها ما يلي:

حل قائم على الويب بالكامل يتم تثبيت النظام مرة واحدة فقط على خادم محلي، مما يلغي الحاجة لتثبيت أي برامج على أجهزة المستخدمين ويتيح الوصول الفوري من أي مكان.
تحديثات ومزامنة فورية تنعكس جميع بيانات الحضور والغياب فورًا على لوحات التحكم الخاصة بالمديرين والأساتذة، مما يضمن تزامنًا مثاليًا ودقة كاملة للمعلومات.
مرونة لغوية كاملة يمكن لكل مستخدم التبديل بسهولة بين اللغات العربية والفرنسية والإنجليزية وتمازيغت، مما يوفر بيئة عمل مريحة ومناسبة للجميع.

قبل الخوض في تفاصيل الوظائف المحددة، من الضروري فهم المبادئ الأساسية للوصول إلى المنصة والتنقل فيها، والتي تم تصميمها لتكون في غاية البساطة والوضوح.

2. المبادئ الأساسية والوصول إلى المنصة

تكمن أهمية المنصة الاستراتيجية في بنيتها التقنية، حيث صُممت كحل يعتمد بالكامل على الويب مع تثبيت فريد وخفيف على خادم محلي. يلغي هذا التصميم الحاجة إلى أي عمليات تثبيت معقدة على أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف الذكية للمستخدمين، مما يضمن أقصى درجات الوصول وسهولة الصيانة.

الشرط الوحيد للوصول إلى جميع وظائف المنصة هو: « متصفح ويب بسيط ».

تتميز الواجهة بقدرتها على التكيف مع تفضيلات المستخدم اللغوية. يمكن للمستخدمين التبديل في أي وقت بين الفرنسية أو العربية أو تمازيغت أو الإنجليزية، مما يضمن تجربة استخدام سهلة ومخصصة لجميع أعضاء هيئة التدريس والإدارة.

يتم تخصيص الوصول والوظائف المتاحة بناءً على الدور المحدد للمستخدم داخل المؤسسة، وهو ما سنستعرضه في القسم التالي.

3. تحليل أدوار المستخدمين وصلاحياتهم

تعتمد المنصة على نظام تحكم في الوصول قائم على الأدوار لضمان الأمان والكفاءة وتحديد المسؤوليات بوضوح. يتم تنظيم مهام سير العمل من خلال تخصيص صلاحيات محددة لثلاثة فضاءات رئيسية للمستخدمين: المدير، والأستاذ، والتلميذ.

دور المدير (Directeur)

يمثل المدير السلطة الإدارية العليا في النظام، ويتمتع بوصول كامل إلى جميع الوظائف من خلال لوحة تحكم شاملة تعمل كمركز قيادة يجمع الأرقام الرئيسية والمعلومات الأساسية لتقديم نظرة واضحة وموجزة عن العمليات. تشمل مسؤولياته الرئيسية ما يلي:

إدارة جميع حسابات المستخدمين، بما في ذلك الأساتذة والتلاميذ والمسؤولون الإداريون الآخرون.
استخدام أدوات استيراد وتصدير ملفات CSV لإنشاء وتحديث حسابات المستخدمين بكميات كبيرة.
تنظيم الهيكل التعليمي للمؤسسة، بما في ذلك الفصول الدراسية والمواد والحصص.
الإشراف على الإجراءات التأديبية ومتابعة تقارير سوء السلوك.

دور الأستاذ (Enseignant)

يصل الأستاذ إلى لوحة تحكم تشبه لوحة تحكم المدير ولكن بصلاحيات أكثر محدودية، وهي مصممة خصيصًا لتلبية احتياجاته اليومية وضمان التركيز على مهامه الأساسية. تشمل وظائفه الأساسية ما يلي:

تسجيل حضور وغياب الطلاب في الحصص الدراسية الخاصة به.
إنشاء تقارير سوء السلوك المتعلقة بالطلاب أثناء حصصه ومتابعة حالتها.

دور التلميذ (Élève)

يتمتع التلميذ بوصول محدود يهدف إلى تمكينه من متابعة وضعه الأكاديمي. بعد تسجيل الدخول باستخدام بريده الإلكتروني وكلمة المرور، يمكنه القيام بما يلي:

عرض بطاقته التي تحتوي على رمز الاستجابة السريعة (QR Code) الفريد الخاص به.
الاطلاع على سجل غياباته بالكامل وحالة كل غياب (مبرر أو غير مبرر).

بعد تحديد صلاحيات كل دور، سنستعرض الآن بالتفصيل كيفية قيام المعلمين والمديرين بتنفيذ مهمتهم الأساسية الأولى: إدارة الحضور والغياب.

4. الوحدة الأساسية: إدارة الحضور والغياب

تُعد إدارة الحضور ركيزة أساسية للعمليات المدرسية اليومية. يقدم هذا القسم شرحًا مفصلاً للنهج المزدوج الذي تتبناه المنصة، حيث تجمع بين طريقة النداء التقليدية وأنظمة التسجيل الآلي الحديثة، لتوفير رؤية شاملة وفورية لحضور الطلاب لكل من الأساتذة والإدارة.

4.1 سير عمل الأستاذ: تسجيل الحضور

لتسجيل الحضور يدويًا، يتبع الأستاذ خطوات بسيطة وفعالة:

يقوم باختيار الحصة الدراسية الجارية من قائمته.
يعرض النظام قائمة الطلاب، حيث يقوم الأستاذ بتحديد الطلاب الغائبين. لتسريع العملية، تتوفر ميزة تتيح له وسم « الفصل بأكمله كغائب » بنقرة واحدة ثم استثناء الحاضرين.
قبل نهاية الحصة، يؤكد الأستاذ القائمة النهائية للغائبين. عند هذه النقطة، يقوم النظام تلقائيًا بتسجيل مدة الحصة لكل طالب غائب.

4.2 النظام الآلي: تسجيل الحضور عبر رمز QR

لتحقيق تسجيل حضور سريع وموثوق، تدعم المنصة نظامًا آليًا يعتمد على رموز QR الفريدة لكل طالب.

عرض الرمز: يمكن للطالب تقديم رمزه بطريقتين: إما من خلال بطاقة الطالب المطبوعة التي تحتوي على الرمز، أو عن طريق عرض الرمز مباشرة على شاشة هاتفه الذكي بعد تسجيل الدخول إلى حسابه.
عملية المسح: تقوم كاميرا متصلة بالنظام بمسح الرمز تلقائيًا عند تقديمه، مما يؤدي إلى إزالة اسم الطالب فورًا من قائمة الغائبين المحتملين لهذه الحصة. ولزيادة المرونة، يمكن حتى تفويض مهمة المسح لجهاز آخر، مثل هاتف ذكي متصل بالمنصة، حيث يمر التلاميذ أمام الكاميرا لتسجيل حضورهم تلقائيًا دون الحاجة لتدخل يدوي.
المزايا: يتيح هذا النظام « تسجيل حضور سريع، عصري، وموثوق تمامًا ». ولتسهيل هذه العملية، توفر المنصة ميزة لإنشاء بطاقات الطلاب بصيغة PDF جاهزة للطباعة، مما يبسط بشكل كبير عملية توزيع البطاقات على الطلاب.

4.3 المتابعة والرقابة: لوحة تحكم المدير

يتمتع المدير برؤية شاملة وفورية لجميع بيانات الحضور والغياب. تعرض لوحة التحكم الخاصة به إحصاءات واتجاهات رئيسية، بما في ذلك تفاصيل الغيابات المبررة وغير المبررة، وتسمح بمراقبة تطور الغيابات واتجاهاتها، مع تسليط الضوء على حالات « الغيابات المتكررة » التي قد تتطلب تدخلاً إداريًا.

بالإضافة إلى تتبع الحضور، توفر المنصة نظامًا منظمًا لإدارة سلوك الطلاب، وهو ما سنناقشه في القسم التالي.

5. الوحدة الأساسية: إدارة السلوك المدرسي

تعتبر الإدارة المنظمة والشفافة للسلوك الطلابي أمرًا حيويًا للحفاظ على بيئة تعليمية إيجابية. يوضح هذا القسم دورة حياة تقرير سوء السلوك، بدءًا من إنشائه بواسطة الأستاذ ووصولاً إلى معالجته النهائية من قبل الإدارة، مما يضمن المساءلة والتواصل الواضح بين جميع الأطراف.

5.1 دور الأستاذ: إنشاء ومتابعة التقارير

عندما يواجه الأستاذ حالة سوء سلوك، يمكنه إنشاء تقرير بسهولة عبر النظام. تتضمن العملية ما يلي:

اختيار الطالب المعني والحصة التي وقع فيها الحادث.
كتابة وصف تفصيلي لـ « الأفعال المرتكبة ».
إضافة « الإجراءات التربوية أو التأديبية المقترحة » من وجهة نظره.

يمكن للأستاذ في أي وقت تتبع حالة جميع التقارير التي قدمها لمعرفة ما إذا تمت مراجعتها أو اتخاذ إجراء بشأنها.

5.2 دورة حياة التقرير وتدخل الإدارة

يمر كل تقرير بأربع حالات متسلسلة تعكس تقدمه في النظام الإداري:

مسودة (Brouillon): الحالة الأولية للتقرير، حيث يمكن للأستاذ تعديله بحرية قبل تقديمه رسميًا.
مسلَّم (Délivré): الحالة التي تؤكد أن الأستاذ قد أنهى التقرير وقدمه رسميًا للإدارة، ولا يمكن تعديله بعد ذلك.
مُرَاجَع (Examiné): تشير هذه الحالة إلى أن الإدارة قد اطلعت على التقرير وتقوم بمراجعته لاتخاذ الإجراء المناسب.
مؤرشف (Archivé): الحالة النهائية التي تشير إلى أن الإجراء قد تم اتخاذه وأُغلق التقرير نهائيًا.

تخضع هذه العملية لقاعدة سير عمل حاسمة لضمان الرسمية: « الإدارة لا تتدخل إلا بعد أن يقوم الأستاذ بطباعة التقرير ووسمه على أنه ‘مسلَّم’ ». يضمن هذا الإجراء أن التقارير التي تصل إلى الإدارة نهائية ورسمية. بعد ذلك، يتولى المدير إدارة الإجراءات التأديبية بشكل آمن من خلال لوحة التحكم الخاصة به.

الآن، ننتقل إلى المهام الإدارية التقنية التي تدعم هذه العمليات اليومية، مثل إدارة قاعدة بيانات المستخدمين.

6.0 الوظائف الإدارية (خاص بالمديرين)

يعتمد التشغيل الفعال للنظام بأكمله على إدارة خلفية قوية ومنظمة. هذا القسم مخصص للمديرين ويغطي الأدوات الأساسية التي تمكنهم من إدارة حسابات المستخدمين والهيكل التنظيمي للمدرسة بشكل مركزي.

6.1 إدارة المستخدمين دفعة واحدة

لتعزيز الكفاءة الإدارية، خاصة في بداية العام الدراسي أو عند الحاجة إلى تحديثات واسعة النطاق، توفر المنصة وظائف لإدارة المستخدمين بشكل جماعي. يمكن للمديرين استخدام ميزة « استيراد وتصدير ملفات CSV » لإنشاء أو تحديث حسابات متعددة للأساتذة والطلاب دفعة واحدة، مما يوفر وقتًا وجهدًا كبيرين مقارنة بالإدخال اليدوي.

6.2 إدارة الهيكل التعليمي

المدير هو المسؤول عن بناء وإدارة الإطار التعليمي للمؤسسة داخل المنصة، بما في ذلك تعريف الفصول الدراسية والمواد الدراسية والحصص والجداول الزمنية بطريقة مركزية.

بفضل هذه الأدوات المركزية، تتجاوز المنصة كونها مجرد أداة إدارية لتصبح شريكًا استراتيجيًا يدعم رسالة المدرسة التعليمية. من خلال توفير بيانات دقيقة وفورية وتعزيز المساءلة، تُمكّن المنصة الإداريين والمعلمين من التركيز على ما هو أهم: نجاح الطلاب وتطورهم.

البرنامج التعليمي باللغة العربية